Kebijakan Privasi

Versi 1.6 · Berlaku sejak 5 November 2026

1. Ruang Lingkup dan Istilah

1.1. Kebijakan Privasi ini ("Kebijakan") menjelaskan cara snobaDev ("kami") memproses Data Pribadi dalam penyediaan layanan SnobaHRIS ("Layanan"), yang terdiri atas:

1. situs newhris.snobadev.com, termasuk halaman pendaftaran dan portal pelanggan;
2. alamat HRIS setiap pelanggan dengan format <nama>.snobadev.com;
3. aplikasi seluler SnobaHRIS;
4. antarmuka pemrograman aplikasi (API) Layanan; dan
5. email dan komunikasi dukungan yang berkaitan dengan Layanan.

1.2. Kebijakan ini tidak berlaku bagi situs atau layanan pihak lain yang ditautkan dari Layanan, termasuk situs web perusahaan pelanggan yang ditampilkan atau dituju dari alamat HRIS pelanggan.

1.3. Istilah "Data Pribadi", "Data Pribadi yang Bersifat Spesifik", "Pemrosesan", "Pengendali Data Pribadi", "Prosesor Data Pribadi", dan "Subjek Data Pribadi" mempunyai arti sebagaimana dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP"). Selain itu:

1. Pelanggan adalah badan usaha atau perorangan yang mendaftar dan memakai Layanan, termasuk selama masa uji coba;
2. Pengguna adalah setiap orang yang diberi akses ke alamat HRIS Pelanggan oleh Pelanggan, termasuk admin dan karyawan;
3. Data Pelanggan adalah seluruh data yang dimasukkan, diunggah, atau dihasilkan oleh Pelanggan dan Penggunanya di dalam alamat HRIS Pelanggan, termasuk data karyawan; dan
4. Akun Snoba adalah akun pribadi yang dibuat sendiri oleh perorangan melalui aplikasi seluler SnobaHRIS untuk bergabung ke satu atau lebih Pelanggan (lihat bagian 3A).

2. Siapa Kami dan Peran Kami

2.1. Layanan dikelola oleh snobaDev, beralamat di Gerdu RT 01/05, Giripurwo, Wonogiri, Jawa Tengah 57612, Indonesia. Pertanyaan dan permintaan mengenai Data Pribadi dikirim ke hris-help@snobadev.com dengan subjek "Privasi".

2.2. Kami adalah Pengendali Data Pribadi atas data pendaftaran dan akun Pelanggan, data penagihan, korespondensi dukungan, data teknis situs newhris.snobadev.com, data yang kami perlukan untuk menjaga keamanan Layanan, serta data Akun Snoba (lihat bagian 3A).

2.3. Kami adalah Prosesor Data Pribadi atas Data Pelanggan. Pengendalinya adalah Pelanggan. Kami memproses Data Pelanggan hanya:

1. untuk menyediakan, memelihara, memperbaiki, dan mengamankan Layanan bagi Pelanggan tersebut;
2. sesuai instruksi Pelanggan, yang diberikan melalui pengaturan dan pemakaian Layanan atau secara tertulis dari email pemilik akun; atau
3. bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan. Dalam hal ini kami memberi tahu Pelanggan lebih dulu, kecuali pemberitahuan itu dilarang oleh hukum.

2.4. Bila Anda karyawan dari Pelanggan, pertanyaan dan permintaan tentang data Anda di HRIS perusahaan ditujukan kepada pemberi kerja Anda. Permintaan yang sampai kepada kami diteruskan kepada Pelanggan yang bersangkutan paling lambat 3 x 24 jam, dan kami membantu Pelanggan memenuhinya. Kami tidak mengubah atau menghapus Data Pelanggan tanpa instruksi Pelanggan, kecuali diwajibkan hukum.

3. Data yang Kami Proses

3.1. Data pendaftaran dan akun (kami sebagai Pengendali): nama; alamat email; nomor telepon atau WhatsApp; nama perusahaan; alamat HRIS yang dipilih; jabatan; situs web, alamat, dan telepon kantor; NPWP bila diisi; pilihan bahasa; kata sandi, yang hanya disimpan dalam bentuk hash; paket yang dipilih; riwayat faktur dan pembayaran; serta isi korespondensi dukungan.

3.2. Data Pelanggan (kami sebagai Prosesor). Bergantung pada fitur yang dipakai Pelanggan, Data Pelanggan dapat mencakup:

1. identitas dan kontak karyawan: nama, nomor induk karyawan, NIK/nomor KTP, tanggal lahir, jenis kelamin, status perkawinan, agama, kewarganegaraan, golongan darah, alamat, email dan telepon pribadi, kontak darurat, latar belakang keluarga, dan foto profil;
2. data kepegawaian: cabang, departemen, jabatan, atasan, kontrak, tanggal masuk dan keluar, riwayat perubahan jabatan, surat peringatan, dokumen yang diunggah, tanda tangan elektronik pada kontrak dan perjanjian pinjaman, penilaian kinerja, dan pelatihan;
3. data kehadiran: waktu masuk, pulang, dan istirahat; jadwal shift; koordinat lokasi GPS dan tingkat akurasinya pada saat absen; indikasi lokasi palsu; pengenal perangkat; foto saat absen; serta pengajuan cuti, lembur, dan tukar shift;
4. data biometrik, hanya bila Pelanggan mengaktifkan verifikasi wajah: foto wajah pendaftaran, templat wajah (deretan angka yang dihitung dari foto untuk membandingkan wajah), foto saat absen, skor kecocokan, dan hasil keputusannya, serta jejak pemakaian mode kios (bagian 4A);
5. data keuangan pribadi: gaji dan komponennya, potongan, nomor dan iuran BPJS, NPWP dan status PTKP, PPh 21, pinjaman atau kasbon, nomor rekening dan nama bank, serta slip gaji;
6. data kesehatan, bila diisi Pelanggan: catatan kesehatan dan surat keterangan sakit untuk cuti; dan
7. data calon karyawan, bila Pelanggan memakai fitur rekrutmen.

3.3. Data teknis (kami sebagai Pengendali, untuk keamanan dan operasional): alamat IP, jenis peramban dan perangkat, waktu akses, alamat halaman yang diminta, catatan aktivitas (misalnya masuk dan perubahan data penting), catatan galat aplikasi, token sesi dan token API, serta token perangkat untuk notifikasi di aplikasi seluler (butir 6.5).

3.4. Layanan tidak dirancang untuk menyimpan data kartu pembayaran. Pembayaran dilakukan melalui transfer bank atau penyedia pembayaran yang tercantum pada faktur. Data kartu, bila ada, diproses langsung oleh penyedia tersebut dan tidak melewati server kami.

3.5. Kami tidak meminta dan tidak memerlukan Data Pribadi yang Bersifat Spesifik untuk membuat akun. Data seperti itu hanya ada di Layanan bila Pelanggan atau Penggunanya memasukkannya.

3A. Akun Snoba (kami sebagai Pengendali)

3A.1. Akun Snoba adalah akun pribadi yang dibuat dan dikelola sendiri oleh pemiliknya melalui aplikasi SnobaHRIS, untuk mengisi profil sekali dan bergabung ke satu atau lebih Pelanggan (pemberi kerja).

3A.2. Data Akun Snoba: nama lengkap; alamat email; kata sandi (hanya dalam bentuk hash); serta profil yang diisi pemiliknya: nomor telepon, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status perkawinan, kewarganegaraan, golongan darah, alamat dan kota, email pribadi lain, kontak darurat, NIK/nomor KTP, NPWP, nomor BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, nama bank, nomor rekening dan nama pemiliknya, serta riwayat kesehatan bila diisi.

3A.3. NIK, NPWP, nomor BPJS, data rekening, dan riwayat kesehatan disimpan terenkripsi. Riwayat kesehatan termasuk Data Pribadi yang Bersifat Spesifik (bagian 4) dan tidak pernah wajib diisi untuk membuat akun.

3A.4. Berbagi ke pemberi kerja hanya atas persetujuan. Saat meminta bergabung ke sebuah Pelanggan, pemilik akun melihat daftar data yang diminta Pelanggan itu dan memberikan persetujuan eksplisit. Hanya data yang disetujui (ditambah nama dan email) yang dapat dilihat Pelanggan tersebut. Pelanggan lain tidak dapat melihat Akun Snoba Anda.

3A.5. Setelah Pelanggan menyetujui permintaan bergabung, salinan data yang dibagikan menjadi bagian dari Data Pelanggan (butir 3.2), dengan Pelanggan sebagai Pengendalinya. Perubahan profil Akun Snoba sesudahnya tidak otomatis mengubah salinan itu.

3A.6. Tujuan pemrosesan: menyediakan akun, memverifikasi email, mengamankan akses (termasuk pembatasan percobaan masuk), dan meneruskan permintaan bergabung beserta data yang disetujui kepada Pelanggan yang dipilih. Data Akun Snoba tidak dipakai untuk pencarian kerja, penilaian, atau pemasaran; tujuan seperti itu hanya akan berlaku dengan persetujuan terpisah.

3A.7. Pemilik Akun Snoba dapat menghapus akunnya sendiri kapan saja melalui menu Hapus Akun Snoba di aplikasi (layar Perusahaan Saya), atau meminta penghapusan ke hris-help@snobadev.com dari alamat email akun. Penghapusan langsung menghapus profil dan seluruh sesi masuk, serta membatalkan permintaan bergabung yang masih menunggu.

4. Data Pribadi yang Bersifat Spesifik

4.1. Data biometrik, data kesehatan, dan data keuangan pribadi termasuk Data Pribadi yang Bersifat Spesifik menurut Pasal 4 ayat (2) UU PDP dan mendapat pelindungan tambahan sebagaimana diatur di bagian ini.

4.2. Verifikasi wajah tidak aktif secara bawaan. Perekaman lokasi pada saat absen dan tingkat ketatnya diatur oleh Pelanggan. Cara kerja absen wajah dijelaskan di bagian 4A. Pelanggan yang memakai fitur tersebut wajib:

1. memiliki dasar pemrosesan yang sah menurut UU PDP, termasuk persetujuan eksplisit karyawan bila disyaratkan;
2. memberi tahu karyawan tujuan, cara kerja, dan masa simpan data tersebut sebelum fitur dipakai;
3. melakukan penilaian dampak pelindungan data pribadi bila disyaratkan UU PDP; dan
4. menyediakan cara absen lain bagi karyawan yang tidak dapat atau berkeberatan menjalani verifikasi wajah, sepanjang diwajibkan hukum.

4.3. Lokasi hanya direkam pada saat Pengguna melakukan tindakan yang memintanya, seperti absen masuk, pulang, atau istirahat. Layanan dan aplikasi seluler SnobaHRIS tidak melacak lokasi secara terus-menerus atau di latar belakang.

4.4. Data biometrik hanya dipakai untuk verifikasi kehadiran yang diaktifkan Pelanggan. Data itu tidak dipakai untuk tujuan lain, tidak dipakai untuk melatih model apa pun, dan tidak dibagikan kepada siapa pun selain mesin verifikasi yang dikonfigurasi Pelanggan, yaitu layanan pencocokan wajah Snoba di server kami sendiri atau mesin HTTP pilihan Pelanggan (lihat butir 7.1).

4.5. Verifikasi wajah dan pendeteksian lokasi palsu dapat menghasilkan keputusan otomatis, yaitu absen ditandai untuk ditinjau atau ditolak sesuai pengaturan Pelanggan. Tanda itu tidak berarti pelanggaran: pengenalan wajah dapat keliru. Karyawan berhak meminta keputusan itu ditinjau oleh manusia melalui Pelanggan, dan admin Pelanggan dapat meninjau serta mengoreksi catatan kehadiran di Layanan.

4A. Absen Wajah, Pendaftaran Wajah, dan Mode Kios

4A.1. Fitur ini hanya berjalan bila Pelanggan memilih mesin verifikasi wajah di pengaturan HRIS-nya, yaitu "Mesin Snoba" (layanan kami sendiri) atau mesin HTTP (butir 7.1). Bawaannya nonaktif. Pelanggan yang menyalakannya bertanggung jawab atas dasar pemrosesan dan pemberitahuan kepada karyawan (bagian 4.2 dan 14).

4A.2. Data yang terlibat:

1. foto pendaftaran wajah;
2. templat wajah: deretan 128 angka yang dihitung dari foto dan dipakai untuk membandingkan wajah. Templat bukan foto, tetapi tetap Data Pribadi yang Bersifat Spesifik dan diperlakukan sama seperti foto wajah;
3. foto saat absen;
4. skor kecocokan (ditampilkan kepada HR sebagai persentase), ambang yang berlaku, dan keputusannya (diterima, ditandai, atau ditolak); dan
5. jejak mode kios: waktu dan hasil tiap upaya, cara foto diambil (kedipan atau tombol manual), akun admin yang mengoperasikan kios, dan laporan "Bukan saya" bila ada. Foto upaya kios yang gagal dikenali tidak disimpan.

4A.3. Pendaftaran wajah. Wajah didaftarkan oleh karyawan sendiri di aplikasi (menu "Wajah Saya", 3 foto) atau oleh admin Pelanggan melalui mode kios. Paling banyak 5 foto aktif disimpan per karyawan. Sesuai pengaturan Pelanggan, wajah baru menunggu persetujuan HR Pelanggan sebelum dipakai. Foto yang tidak memenuhi mutu (buram, gelap, wajah terlalu kecil, atau lebih dari satu wajah) ditolak dan tidak disimpan. Saat mendaftar, wajah dibandingkan dengan wajah terdaftar karyawan lain milik Pelanggan yang sama agar satu wajah tidak terdaftar untuk dua orang. Karyawan yang mendaftar sendiri tidak diberi tahu siapa yang mirip; admin Pelanggan yang mendaftarkan lewat mode kios dapat melihat namanya.

4A.4. Cara kerja absen. Pendeteksian wajah dan kedipan mata di aplikasi berjalan di perangkat Anda (pustaka ML Kit pada perangkat); gambar tidak dikirim sebelum foto diambil. Foto diambil setelah Anda berkedip, atau lewat tombol foto manual bila kedipan tidak terbaca (Pelanggan dapat mematikan tombol manual di mode kios). Pemeriksaan kedipan hanyalah pemeriksaan dasar dan bukan jaminan bahwa yang berada di depan kamera adalah orang sungguhan.

4A.5. Pencocokan. Foto absen dikirim ke server Layanan dan dibandingkan dengan templat wajah karyawan oleh layanan pencocokan wajah Snoba yang berjalan di server yang sama dengan Layanan. Layanan itu tidak menyimpan foto maupun templat; ia hanya menghitung perbandingan lalu membuangnya, dan bukan pihak ketiga.

4A.6. Mode kios. Mode ini hanya tersedia bila aplikasi dimasuki dengan akun admin atau pemilik Pelanggan, pada perangkat (tablet atau HP) yang disediakan Pelanggan. Kios mengenali karyawan di depan kamera dan mencatat absen atas nama karyawan itu lewat proses absen yang sama dengan absen di aplikasi (jadwal, lokasi, dan kebijakan wajah tetap berlaku). Layar kios menampilkan nama dan foto profil karyawan yang dikenali selama beberapa detik, sehingga Pelanggan perlu menempatkan perangkat kios agar layarnya tidak terlihat oleh orang yang tidak berkepentingan. Untuk mengurangi salah kenal, kios memprioritaskan karyawan yang terjadwal atau yang punya absen terbuka, menolak pengulangan dalam waktu singkat, dan menyediakan tombol "Bukan saya" untuk melaporkan salah kenal. Selama layar kios terbuka, aplikasi membaca lokasi perangkat kios secara berkala agar siap dipakai saat ada absen; lokasi itu hanya dikirim dan dicatat bersama absen yang terjadi, dan tidak dibaca lagi setelah kios ditutup.

4A.7. Ketepatan dan peninjauan. Pengenalan wajah tidak selalu tepat: wajah dapat salah dikenali atau gagal dikenali, terutama pada wajah yang mirip atau cahaya yang buruk. Absen yang wajahnya tidak cocok atau tidak dapat diperiksa tetap tercatat tetapi ditandai untuk ditinjau HR Pelanggan, atau ditolak bila Pelanggan memilih kebijakan tolak. Keputusan akhir tentang kehadiran dan tindakan terhadap karyawan ada pada Pelanggan, bukan pada sistem.

4A.8. Izin pada aplikasi seluler. Kamera dipakai untuk pendaftaran wajah dan absen; lokasi dipakai hanya pada saat absen (butir 4.3). Aplikasi tidak memakai kamera atau lokasi di latar belakang.

4A.9. Penghapusan. Foto dan templat wajah yang ditolak HR atau tergeser karena batas lima wajah tidak dipakai lagi untuk pencocokan, tetapi untuk saat ini tetap tersimpan sebagai arsip di basis data dan berkas Pelanggan sampai dihapus atas instruksi Pelanggan atau bersama Data Pelanggan menurut bagian 9. Karyawan yang ingin wajahnya dihapus mengajukannya kepada pemberi kerja (butir 2.4 dan 11.3).

5. Tujuan dan Dasar Pemrosesan

Tujuan	Data	Dasar pemrosesan
Membuat akun, menyiapkan alamat HRIS, dan menyediakan Layanan	Data pendaftaran dan akun	Pemenuhan perjanjian
Memverifikasi email dan mencegah pendaftaran palsu	Email, data teknis	Pemenuhan perjanjian; kepentingan yang sah
Penagihan, faktur, dan pencatatan pajak	Data akun, riwayat faktur dan pembayaran	Pemenuhan perjanjian; kewajiban hukum
Dukungan pelanggan	Data akun, korespondensi, Data Pelanggan yang relevan dengan permintaan	Pemenuhan perjanjian
Keamanan, audit akses, pencegahan penyalahgunaan, dan penanganan galat	Data teknis	Kepentingan yang sah; kewajiban hukum
Pemberitahuan tentang Layanan (perubahan, gangguan, keamanan, tagihan)	Email dan nomor telepon akun	Pemenuhan perjanjian
Informasi produk dan penawaran	Email	Persetujuan, yang dapat ditarik kapan saja
Menjalankan fitur HRIS bagi Pelanggan	Data Pelanggan	Instruksi Pelanggan; dasar pemrosesannya ditentukan dan menjadi tanggung jawab Pelanggan selaku Pengendali
Menyediakan Akun Snoba dan meneruskan permintaan bergabung kepada Pelanggan yang dipilih pemilik akun	Data Akun Snoba	Pemenuhan perjanjian dengan pemilik akun; persetujuan eksplisit untuk setiap data yang dibagikan

5.1. Kami tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan Data Pribadi; tidak memakai Data Pelanggan untuk iklan atau pembuatan profil pemasaran; dan tidak memakai Data Pelanggan untuk melatih model kecerdasan buatan.

5.1A. Fitur Tanya AI (asisten AI) hanya membaca data, tidak mengubahnya, dan hanya membaca data yang boleh dilihat Pengguna yang bertanya menurut hak akses dan cakupan datanya di HRIS. Angka gaji, kehadiran, dan cuti yang dijelaskan AI diambil dari sistem, bukan dikarang oleh model.

5.1B. Rekrutmen AI. Bila paket Pelanggan memuat Rekrutmen AI dan Pelanggan menyalakannya, lamaran dan CV pelamar dapat dianalisis otomatis dengan bantuan AI untuk membantu tim menilai kesesuaian; keputusan tetap diambil oleh manusia. AI tidak menolak, meloloskan, atau memindahkan tahap pelamar. Yang dikirim ke penyedia model bahasa adalah berkas CV, isi lowongan, dan isian lamaran yang relevan (pendidikan, jurusan, pengalaman, posisi terakhir, dan pesan pelamar); nama, email, nomor telepon, alamat, tanggal lahir, dan jenis kelamin dari formulir lamaran tidak dikirim, tetapi data pribadi yang tertulis di dalam CV itu sendiri ikut terbaca. Model diperintahkan untuk tidak menilai berdasarkan usia, jenis kelamin, agama, suku, status pernikahan, kondisi fisik, atau foto. Hasil analisis disimpan di basis data Pelanggan. Pelamar menyetujui pemrosesan ini saat mengirim lamaran di halaman karir Pelanggan.

5.2. Data Pribadi tidak diproses untuk tujuan yang tidak sejalan dengan tujuan di atas, kecuali dengan persetujuan Subjek Data Pribadi atau karena diwajibkan hukum.

6. Cookie dan Penyimpanan di Perangkat

6.1. Layanan hanya memakai cookie yang diperlukan agar Layanan berfungsi:

1. cookie sesi, untuk menjaga Pengguna tetap masuk;
2. cookie pelindung permintaan palsu lintas situs (CSRF);
3. cookie "Ingat saya", hanya bila Pengguna memilihnya; dan
4. preferensi bahasa.

6.2. Peramban juga menyimpan preferensi tampilan, seperti ruang kerja terakhir yang dibuka, di penyimpanan lokal (localStorage). Data itu tetap di perangkat Pengguna dan tidak dikirim kepada kami.

6.3. Kami tidak memakai cookie analitik, iklan, atau pelacak pihak ketiga.

6.4. Sebagian halaman memuat sumber daya dari pihak ketiga: huruf dari Google Fonts, peta dari Google Maps (halaman pengaturan lokasi absen), dan pustaka tanda tangan elektronik dari jsDelivr. Saat memuatnya, peramban Pengguna mengirim alamat IP dan informasi peramban kepada penyedia tersebut sesuai kebijakan privasi masing-masing.

6.5. Aplikasi seluler menyimpan token masuk di penyimpanan aman perangkat. Bila Pengguna mengizinkan notifikasi, aplikasi juga mendaftarkan token perangkat ke Layanan supaya kabar seperti tugas baru, pengumuman penting, dan keputusan cuti dapat diantarkan walaupun aplikasi sedang tertutup. Token perangkat disimpan di basis data Pelanggan, dihapus saat Pengguna keluar dari aplikasi atau ketika penyedia pengantar notifikasi melaporkannya tidak berlaku lagi, dan tidak dipakai untuk iklan atau pelacakan. Pengguna dapat mematikan notifikasi kapan saja di pengaturan perangkatnya.

7. Pihak yang Menerima Data

7.1. Kami memakai penyedia berikut untuk menjalankan Layanan:

Penyedia	Fungsi	Data yang diterima
Hostinger International Ltd.	Server tempat aplikasi, basis data, dan berkas disimpan (pusat data Kuala Lumpur, Malaysia); layanan email untuk mengirim notifikasi dan menerima korespondensi	Seluruh data yang disimpan di Layanan; isi email yang dikirim dan diterima
Let's Encrypt (Internet Security Research Group)	Penerbitan sertifikat HTTPS	Nama domain, termasuk alamat HRIS Pelanggan. Sesuai standar industri, nama domain yang diberi sertifikat tercatat di log publik Certificate Transparency.
Google LLC	Google Fonts dan Google Maps (lihat butir 6.4)	Alamat IP, informasi peramban, dan interaksi peta
Google LLC (Firebase Cloud Messaging)	Mengantarkan notifikasi ke aplikasi seluler. Hanya berjalan bila Pengguna memakai aplikasi seluler dan mengizinkan notifikasi (butir 6.5)	Token perangkat serta judul dan isi singkat notifikasi, misalnya judul tugas atau pengumuman dan rentang tanggal cuti yang diputuskan
jsDelivr	Pustaka tanda tangan elektronik	Alamat IP dan informasi peramban
UptimeRobot	Pemantauan ketersediaan Layanan	Alamat halaman yang dipantau; tidak menerima Data Pelanggan
Penyedia model bahasa untuk Tanya AI (saat ini Google LLC melalui Gemini API)	Fitur Tanya AI (asisten AI): menyusun jawaban atas pertanyaan Pengguna. Hanya berjalan bila paket Pelanggan memuatnya dan Pengguna memakainya	Teks pertanyaan Pengguna, lampiran yang Pengguna sertakan pada pertanyaan (gambar, PDF, atau isi berkas), potongan panduan pemakaian yang relevan, dan data HR yang dibaca AI untuk menjawab (misalnya jumlah karyawan, atau angka pada slip gaji yang ditanyakan), dengan nama karyawan diganti kode sebelum dikirim (Pelanggan dapat mematikan penggantian ini). Nomor KTP, NPWP, rekening bank, BPJS, alamat, telepon, email, dan data kesehatan tidak dikirim. Penyedia memproses data sesuai kebijakan privasinya sendiri.
Layanan pencocokan wajah Snoba	Hanya bila Pelanggan memilih "Mesin Snoba": membandingkan foto absen dengan templat wajah karyawan (bagian 4A)	Foto dan templat wajah, dikirim dari aplikasi web ke layanan yang berjalan di server yang sama. Layanan ini tidak menyimpan data dan bukan pihak ketiga.
Penyedia model bahasa untuk Rekrutmen AI (sama dengan Tanya AI, kecuali Pelanggan memakai penyedia pilihannya sendiri)	Analisis CV pelamar dan bantuan menulis teks lowongan (butir 5.1B). Hanya berjalan bila paket Pelanggan memuat Rekrutmen AI dan Pelanggan menyalakannya. Bila Pelanggan mengisi penyedia dan kunci API miliknya sendiri, penyedia itu adalah subprosesor Pelanggan	Berkas CV pelamar, isi lowongan, dan isian lamaran yang relevan seperti dijelaskan di butir 5.1B. Penyedia memproses data sesuai kebijakan privasinya sendiri.
Mesin verifikasi wajah pihak ketiga	Hanya bila Pelanggan mengaktifkan verifikasi wajah melalui mesin HTTP	Foto absen dan pengenal karyawan, dikirim ke alamat mesin yang diisi Pelanggan di pengaturan HRIS-nya. Bila alamat itu milik pihak ketiga pilihan Pelanggan, pihak tersebut adalah subprosesor Pelanggan.
Penyedia pembayaran pada faktur	Pemrosesan pembayaran	Data yang diperlukan untuk transaksi

7.2. Kami memberi tahu Pelanggan melalui email paling lambat 14 hari sebelum penyedia baru yang menerima Data Pelanggan mulai dipakai. Pelanggan yang berkeberatan dapat menyampaikannya dalam jangka waktu tersebut. Bila keberatan tidak dapat diselesaikan, Pelanggan dapat mengakhiri langganan tanpa denda dan meminta salinan datanya.

7.3. Kami hanya mengungkapkan Data Pribadi kepada aparat penegak hukum atau lembaga berwenang bila ada kewajiban hukum yang sah. Setiap permintaan diperiksa, hanya data minimum yang diminta secara sah yang diberikan, dan Pelanggan diberi tahu kecuali dilarang hukum.

7.4. Bila usaha snobaDev bergabung, diambil alih, atau dialihkan, Data Pribadi dapat berpindah kepada penerusnya. Penerus itu terikat oleh Kebijakan ini, dan Pelanggan diberi tahu paling lambat 30 hari sebelum pengalihan berlaku.

7.5. Di dalam snobaDev, Data Pelanggan hanya dapat diakses personel yang berwenang, sebatas yang diperlukan untuk dukungan, pemeliharaan, keamanan, atau kewajiban hukum. Tata caranya dijelaskan di halaman Keamanan Sistem.

7.6. Pelanggan yang Anda pilih saat meminta bergabung melalui Akun Snoba menerima data yang Anda setujui untuk dibagikan, sebagaimana diatur butir 3A.4.

7.7. Riwayat percakapan Tanya AI disimpan di basis data Pelanggan sendiri, hanya dapat dibuka oleh Pengguna pemiliknya, dan dihapus otomatis setelah masa simpan yang dapat diatur Pelanggan (bawaan 90 hari; antara 7 dan 365 hari). Pengguna dapat menghapusnya kapan saja. Catatan audit pertanyaan (tanpa isi data karyawan) disimpan terpisah untuk keamanan dan pengendalian pemakaian.

7.8. Pertanyaan yang dikirim ke penyedia model bahasa berisi apa yang diketik Pengguna, termasuk nama karyawan yang Pengguna ketik sendiri. Pelanggan bertanggung jawab memberi tahu Penggunanya agar tidak memasukkan data pribadi yang tidak perlu ke dalam pertanyaan. Pengguna juga dapat melampirkan gambar (misalnya tangkapan layar), PDF, atau berkas CSV, XLSX, DOCX, dan TXT pada pertanyaan. Lampiran dikirim ke penyedia model bahasa sebagai bagian dari pertanyaan itu dan tidak disimpan oleh Snoba; riwayat percakapan hanya mencatat nama berkasnya. Nama karyawan di berkas teks dapat diganti kode sebelum dikirim bila penyamaran nama menyala, tetapi nama di dalam gambar atau PDF tidak dapat diganti. Pelanggan dapat mematikan lampiran di pengaturan Tanya AI.

8. Penyimpanan di Luar Wilayah Indonesia

8.1. Server Layanan berada di pusat data di Kuala Lumpur, Malaysia, dan layanan email kami dapat memproses data di luar Indonesia. Karena itu Data Pribadi, termasuk Data Pelanggan, ditransfer ke luar wilayah hukum Indonesia.

8.2. Transfer tersebut dilakukan berdasarkan Pasal 56 UU PDP, dengan pelindungan yang memadai dan mengikat melalui perjanjian layanan dengan penyedia serta langkah teknis yang dijelaskan di halaman Keamanan Sistem. Malaysia memiliki undang-undang pelindungan data pribadi sendiri (Personal Data Protection Act 2010).

8.3. Dengan memakai Layanan, Pelanggan menginstruksikan kami untuk menyimpan Data Pelanggan di lokasi tersebut, dan Pelanggan bertanggung jawab memberi tahu karyawannya. Pemindahan ke negara lain diberitahukan kepada Pelanggan paling lambat 30 hari sebelumnya.

8.4. Penyedia model bahasa untuk Tanya AI (butir 7.1) dapat memproses pertanyaan di luar Indonesia dan di luar Malaysia, termasuk Amerika Serikat. Transfer ini dilakukan berdasarkan Pasal 56 UU PDP dan hanya terjadi bila Tanya AI dipakai. Hal yang sama berlaku bagi CV dan data lamaran yang dianalisis Rekrutmen AI (butir 5.1B), dan hanya terjadi bila fitur itu dinyalakan Pelanggan.

8.5. Firebase Cloud Messaging (butir 7.1) dapat memproses token perangkat dan isi notifikasi di luar Indonesia dan di luar Malaysia, termasuk Amerika Serikat. Transfer ini dilakukan berdasarkan Pasal 56 UU PDP dan hanya terjadi bila Pengguna memakai aplikasi seluler dan mengizinkan notifikasi.

9. Masa Simpan dan Penghapusan

Keadaan	Yang terjadi pada data
Pendaftaran yang emailnya tidak diverifikasi dalam 3 hari	Alamat HRIS, basis data, dan akun pendaftarnya dihapus permanen secara otomatis.
Akun Snoba	Disimpan selama akun aktif. Saat pemilik menghapus akunnya (butir 3A.7), profil dan sesi masuk dihapus seketika dan alamat email dilepas; yang tersisa hanya nomor akun tanpa nama atau email, serta catatan persetujuan berbagi data yang sudah diberikan. Salinan yang sudah diterima Pelanggan tunduk pada kebijakan Pelanggan tersebut (butir 3A.5).
Langganan aktif atau masa uji coba	Data disimpan selama langganan berjalan.
Masa uji coba berakhir atau tagihan tidak dibayar	Alamat HRIS dinonaktifkan. Data tetap disimpan tetapi tidak dapat diakses, dan akses pulih setelah pembayaran.
180 hari setelah alamat HRIS dinonaktifkan	Basis data Pelanggan, berkas unggahan, dan berkas cadangan yang dibuat melalui Layanan dihapus permanen secara otomatis dan tidak dapat dipulihkan.
Faktur dan catatan transaksi	Disimpan 10 tahun untuk memenuhi kewajiban dokumentasi perpajakan dan keuangan, lalu dihapus.
Cadangan harian basis data di server	Setiap salinan disimpan 14 hari lalu dihapus otomatis. Karena itu data yang dihapus menurut baris lain di tabel ini masih dapat tersisa di salinan cadangan paling lama 14 hari sesudahnya, tanpa diakses atau diproses untuk keperluan lain.
Data wajah (foto dan templat pendaftaran, foto absen, skor, jejak kios)	Disimpan di basis data dan berkas Pelanggan selama Pelanggan memerlukannya dan terhapus bersama Data Pelanggan (180 hari setelah alamat HRIS dinonaktifkan). Foto wajah yang ditolak atau tergeser tidak terhapus otomatis lebih awal; penghapusan lebih awal dilakukan atas instruksi Pelanggan (butir 4A.9).
Token perangkat untuk notifikasi aplikasi seluler	Dihapus saat Pengguna keluar dari aplikasi atau ketika token tidak berlaku lagi; selebihnya terhapus bersama Data Pelanggan.
Catatan galat aplikasi	Dihapus otomatis setelah 30 hari.
Catatan aktivitas di dalam alamat HRIS	Disimpan dalam basis data Pelanggan dan terhapus bersamanya.

9.1. Pelanggan dapat meminta penghapusan lebih awal secara tertulis dari email pemilik akun. Setelah kepemilikan terverifikasi, kami menghapus Data Pelanggan paling lambat 3 x 24 jam, kecuali data yang wajib kami simpan menurut hukum. Salinannya di cadangan harian server terhapus paling lambat 14 hari kemudian.

9.2. Sebelum penghapusan, Pelanggan dapat meminta salinan Data Pelanggan dalam format basis data SQL. Pelanggan yang memakai modul Cadangan juga dapat mengunduh cadangannya sendiri kapan saja.

9.3. Data yang tidak lagi diperlukan untuk tujuan dalam Kebijakan ini dan tidak wajib disimpan menurut hukum dihapus atau dianonimkan.

10. Keamanan

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi untuk melindungi Data Pribadi. Langkah itu antara lain basis data terpisah untuk setiap Pelanggan, koneksi terenkripsi, kata sandi yang disimpan dalam bentuk hash, autentikasi dua langkah, dan pembatasan akses internal. Rinciannya, termasuk batasannya, dijelaskan di halaman Keamanan Sistem, yang merupakan bagian dari Kebijakan ini.

11. Hak Subjek Data Pribadi

11.1. Sesuai UU PDP, Anda berhak:

1. mendapatkan informasi tentang identitas pihak yang meminta data, dasar, tujuan, dan pertanggungjawaban pemrosesan data Anda;
2. melengkapi, memperbarui, dan memperbaiki kesalahan atau ketidakakuratan data Anda;
3. mendapatkan akses dan salinan data Anda;
4. meminta pemrosesan diakhiri dan data Anda dihapus atau dimusnahkan;
5. menarik kembali persetujuan yang pernah Anda berikan;
6. mengajukan keberatan atas keputusan yang semata-mata didasarkan pada pemrosesan otomatis, termasuk pembuatan profil, yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan bagi Anda;
7. menunda atau membatasi pemrosesan secara proporsional dengan tujuannya;
8. menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data Anda; dan
9. mendapatkan data Anda dalam format yang umum dipakai atau dapat dibaca sistem elektronik, serta mengirimkannya kepada pengendali lain.

11.2. Untuk data yang kami kendalikan (butir 2.2), ajukan permintaan ke hris-help@snobadev.com dari alamat email akun Anda. Bila permintaan dikirim dari alamat lain, kami dapat meminta verifikasi tambahan. Kami menanggapi paling lambat 3 x 24 jam setelah identitas pemohon terverifikasi, tanpa biaya, kecuali permintaan yang nyata-nyata berlebihan atau berulang.

11.3. Untuk Data Pelanggan, termasuk data Anda sebagai karyawan, ajukan permintaan kepada pemberi kerja Anda (lihat butir 2.4).

11.3A. Pemilik Akun Snoba dapat melihat dan memperbaiki profilnya sendiri di aplikasi kapan saja, dan menghapus akunnya sendiri sesuai butir 3A.7.

11.4. Hak tersebut dapat dibatasi dalam keadaan yang diatur Pasal 15 UU PDP. Bila permintaan ditolak, kami menyampaikan alasannya secara tertulis.

11.5. Anda dapat menyampaikan keluhan kepada kami melalui kontak di atas, dan berhak mengadu kepada lembaga penyelenggara pelindungan data pribadi sesuai UU PDP.

12. Anak

Pendaftaran akun Pelanggan hanya boleh dilakukan oleh orang berusia 18 tahun ke atas yang berwenang mewakili usahanya. Pelanggan yang memasukkan data pekerja atau calon pekerja berusia di bawah 18 tahun bertanggung jawab memperoleh persetujuan orang tua atau wali sebagaimana disyaratkan Pasal 25 UU PDP.

13. Kegagalan Pelindungan Data Pribadi

13.1. Bila terjadi kegagalan pelindungan yang mengenai Data Pelanggan, kami memberi tahu Pelanggan paling lambat 3 x 24 jam setelah kami mengetahuinya. Pemberitahuan itu memuat data yang terdampak, kapan dan bagaimana kegagalan terjadi, serta upaya penanganan dan pemulihannya. Kami juga membantu Pelanggan memenuhi kewajiban pemberitahuannya kepada karyawan dan lembaga berwenang.

13.2. Bila kegagalan mengenai data yang kami kendalikan, kami memberi tahu Subjek Data Pribadi yang terdampak dan lembaga berwenang paling lambat 3 x 24 jam, sesuai Pasal 46 UU PDP.

14. Kewajiban Pelanggan

Selaku Pengendali Data Pelanggan, Pelanggan bertanggung jawab atas:

1. dasar pemrosesan yang sah untuk setiap data yang dimasukkan ke Layanan;
2. pemberitahuan kepada karyawannya, yang tidak tergantikan oleh Kebijakan ini;
3. ketepatan data yang dimasukkan;
4. pengaturan hak akses Penggunanya;
5. pemilihan dan pengaturan fitur seperti verifikasi wajah, persetujuan pendaftaran wajah, mode kios, tombol foto manual, radius lokasi, dan mesin verifikasi pihak ketiga; dan
6. penanganan permintaan hak karyawannya.

Pelanggan tidak boleh memasukkan data yang diperoleh secara melawan hukum atau memakai Layanan untuk memproses data di luar keperluan pengelolaan sumber daya manusia dan usahanya.

15. Perubahan Kebijakan

15.1. Versi terbaru Kebijakan ini selalu tersedia di halaman ini, dengan nomor versi dan tanggal berlaku di bagian atasnya. Versi sebelumnya dapat diminta melalui kontak di atas.

15.2. Perubahan yang material diberitahukan melalui email kepada pemilik akun paling lambat 14 hari sebelum berlaku.

15.3. Perubahan yang mengurangi hak atau pelindungan Anda tidak berlaku surut atas data yang dikumpulkan sebelum perubahan itu, kecuali dengan persetujuan Anda.

16. Hukum yang Berlaku dan Bahasa

Kebijakan ini tunduk pada hukum Republik Indonesia. Bila terdapat terjemahan, versi bahasa Indonesia yang berlaku. Bila Kebijakan ini berbeda dengan perjanjian tertulis yang ditandatangani kami dan Pelanggan, perjanjian tertulis itu yang berlaku untuk Pelanggan tersebut, sepanjang tidak mengurangi pelindungan yang diwajibkan UU PDP.

17. Kontak

snobaDev · Gerdu RT 01/05, Giripurwo, Wonogiri, Jawa Tengah 57612, Indonesia · hris-help@snobadev.com