Keamanan Sistem

Versi 1.0 · Berlaku sejak 24 September 2026

1. Ruang Lingkup

1.1. Halaman ini menjelaskan langkah keamanan teknis dan organisasi yang diterapkan snobaDev ("kami") pada layanan SnobaHRIS ("Layanan"): situs newhris.snobadev.com, alamat HRIS pelanggan <nama>.snobadev.com, aplikasi seluler SnobaHRIS, dan API-nya.

1.2. Halaman ini merupakan bagian dari Kebijakan Privasi. Istilah yang dipakai mengikuti Kebijakan Privasi.

1.3. Sistem lain milik snobaDev yang tidak disebut di butir 1.1 tidak tercakup halaman ini.

2. Pemisahan Data Antarperusahaan

2.1. Setiap Pelanggan memiliki basis data MySQL sendiri dengan akun basis data sendiri. Akun itu hanya diberi hak atas basis data Pelanggan tersebut, dan permintaan ke alamat HRIS Pelanggan dijalankan dengan akun basis data miliknya.

2.2. Kata sandi akun basis data setiap Pelanggan disimpan terenkripsi dengan kunci aplikasi.

2.3. Berkas unggahan dan berkas cadangan disimpan dalam folder terpisah untuk setiap Pelanggan.

2.4. Alamat HRIS menentukan data mana yang dilayani. Alamat yang tidak terdaftar, dinonaktifkan, atau pemiliknya belum memverifikasi email ditolak sebelum halaman masuk ditampilkan.

2.5. Nama alamat HRIS diperiksa di server saat pendaftaran: harus unik, hanya huruf kecil dan angka, dan tidak boleh memakai nama yang dicadangkan untuk layanan kami.

3. Enkripsi dan Penyimpanan Rahasia

3.1. Dalam perjalanan. Seluruh akses ke Layanan memakai HTTPS. Permintaan HTTP dialihkan ke HTTPS, hanya TLS 1.2 dan 1.3 yang diterima, dan HTTP Strict Transport Security (HSTS) aktif di situs utama maupun alamat HRIS Pelanggan. Sertifikat diterbitkan Let's Encrypt untuk setiap alamat dan diperbarui otomatis.

3.2. Kata sandi disimpan dalam bentuk hash bcrypt. Kata sandi tidak dapat dikembalikan ke bentuk aslinya dan tidak dapat dilihat oleh siapa pun, termasuk tim kami.

3.3. Token API aplikasi seluler disimpan dalam bentuk hash SHA-256, sehingga token yang tersimpan tidak dapat dipakai untuk masuk.

3.4. Kredensial layanan, seperti kata sandi basis data Pelanggan dan kata sandi server email, disimpan terenkripsi dengan kunci aplikasi.

3.5. Batasan. Isi basis data lainnya, termasuk data gaji dan identitas karyawan, tidak dienkripsi per kolom. Pelindungannya berasal dari pemisahan basis data (bagian 2), kontrol akses (bagian 4 dan 5), dan pembatasan akses server (bagian 7).

4. Autentikasi dan Kontrol Akses

4.1. Pengguna masuk dengan email dan kata sandi. Autentikasi dua langkah tersedia bagi setiap staf dan admin, dengan kode melalui email atau aplikasi autentikator (Google Authenticator atau yang sejenis). Kami sangat menganjurkan semua admin menyalakannya.

4.2. Sesi disimpan di server dan berakhir setelah 8 jam tanpa aktivitas, kecuali Pengguna memilih "Ingat saya" di perangkatnya.

4.3. Setiap formulir dilindungi token anti permintaan palsu lintas situs (CSRF). Cookie sesi hanya dikirim lewat HTTPS (Secure), tidak dapat dibaca skrip halaman (HttpOnly), dan memakai atribut SameSite.

4.4. Admin Pelanggan menentukan peran dan izin setiap Pengguna per fitur. Pengaturan sistem tingkat platform tidak dapat diubah dari akun Pelanggan.

4.5. Aplikasi seluler memakai kunci aplikasi resmi dan token per Pengguna. Token dihapus saat Pengguna keluar dari aplikasi, dan token milik karyawan yang dinonaktifkan langsung ditolak.

4.6. Pemilik akun yang belum memverifikasi email tidak dapat membuka HRIS. Pendaftaran yang tidak diverifikasi dalam 3 hari dihapus otomatis.

5. Akses oleh Tim snobaDev

5.1. Kami tidak memakai akun atau kata sandi bersama untuk masuk ke HRIS Pelanggan.

5.2. Tim dukungan hanya dapat masuk ke HRIS Pelanggan melalui tombol akses dukungan, yang hanya tersedia bagi admin kami:

1. setiap akses membuat token acak sekali pakai yang berlaku 120 detik dan hanya disimpan dalam bentuk hash;
2. tim dukungan masuk sebagai akun "Tim Dukungan Snoba", yang kata sandinya acak dan tidak diketahui siapa pun, dan alamat emailnya tidak dapat menerima surat sehingga kata sandinya tidak dapat diatur ulang lewat email; dan
3. setiap akses tercatat di catatan aktivitas HRIS Pelanggan, beserta nama admin kami yang membukanya.

5.3. Pelanggan dapat menolak akses dukungan kapan saja dengan menonaktifkan atau menghapus akun "Tim Dukungan Snoba" di HRIS-nya.

5.4. Kami mengakses Data Pelanggan hanya bila diminta Pelanggan, untuk pemeliharaan atau penanganan insiden, atau karena diwajibkan hukum, dan sebatas yang diperlukan untuk keperluan itu.

5.5. Akses administrasi ke server hanya diberikan kepada personel yang berwenang.

6. Keamanan Aplikasi

6.1. Kueri basis data dibangun dengan pustaka yang meng-escape masukan, dan masukan penting (seperti tanggal, alamat HRIS, dan alamat situs web) diperiksa di server, tidak hanya di peramban.

6.2. Unggahan logo hanya menerima berkas JPG, PNG, GIF, atau WEBP yang benar-benar berupa gambar. Berkas SVG ditolak karena dapat memuat skrip.

6.3. Pemeriksaan radius lokasi absen dilakukan di server sebelum foto absen disimpan. Absen yang terdeteksi memakai lokasi palsu dapat ditandai atau ditolak sesuai pengaturan Pelanggan.

6.4. Verifikasi wajah bersifat opsional. Bila Pelanggan menyalakannya dengan kebijakan "blokir", absen tanpa foto wajah ditolak.

6.5. Perubahan kode diuji sebelum dipasang, dan perubahan struktur basis data dijalankan terkendali untuk setiap Pelanggan.

7. Keamanan Infrastruktur

7.1. Layanan berjalan di server virtual (VPS) milik Hostinger International Ltd. di pusat data Kuala Lumpur, Malaysia.

7.2. Firewall server hanya membuka port untuk layanan yang diperlukan.

7.3. Pembaruan keamanan sistem operasi dipasang otomatis.

7.4. Galat aplikasi dicatat untuk penanganan masalah, dan catatannya dihapus otomatis setelah 30 hari.

7.5. Ketersediaan Layanan dipantau secara otomatis.

8. Cadangan dan Pemulihan

8.1. Basis data situs utama dan basis data setiap Pelanggan dicadangkan otomatis setiap hari. Salinannya disimpan 14 hari di server Layanan, hanya dapat dibaca administrator server, lalu dihapus otomatis. Pemulihan dari salinan ini sudah diuji.

8.2. Pelanggan pada paket yang mencakup modul Cadangan juga dapat membuat, menjadwalkan, dan mengunduh cadangan basis datanya sendiri. Cadangan itu disimpan dalam folder khusus Pelanggan dan ikut dihapus ketika Data Pelanggan dihapus.

8.3. Setiap Pelanggan dapat meminta salinan Data Pelanggan dalam format basis data SQL melalui hris-help@snobadev.com.

8.4. Batasan. Cadangan harian pada butir 8.1 disimpan di server yang sama dengan Layanan, sehingga melindungi dari kesalahan dan kerusakan data tetapi tidak dari kerusakan server itu sendiri. Kecuali dinyatakan lain dalam perjanjian tertulis, kami tidak menjanjikan pemulihan data di luar cadangan yang tersedia. Kami menganjurkan Pelanggan menyimpan salinan cadangan secara berkala di luar Layanan.

9. Tanggung Jawab Bersama

Keamanan Data Pelanggan juga bergantung pada Pelanggan. Pelanggan bertanggung jawab untuk:

1. memakai kata sandi yang kuat dan unik, serta tidak membagikan akun;
2. menyalakan autentikasi dua langkah untuk setiap admin;
3. memberikan izin seminimal yang diperlukan kepada setiap Pengguna;
4. menonaktifkan akun karyawan yang keluar pada hari yang sama;
5. menjaga keamanan perangkat yang dipakai untuk mengakses Layanan;
6. memastikan mesin verifikasi wajah pihak ketiga, bila dipakai, aman dan sah;
7. menyimpan cadangan atau ekspor data sesuai kebutuhan usahanya; dan
8. segera melaporkan dugaan akses tidak sah kepada kami.

10. Penanganan Insiden

10.1. Bila ada dugaan insiden keamanan, kami segera membatasi dampaknya, menyelidiki penyebab dan cakupannya, memulihkan Layanan, dan menutup celah yang dipakai.

10.2. Bila insiden mengenai Data Pelanggan, kami memberi tahu Pelanggan paling lambat 3 x 24 jam setelah kami mengetahuinya, sesuai butir 13 Kebijakan Privasi. Pemberitahuan itu memuat data yang terdampak, kronologi, dan langkah yang sudah dan akan diambil.

10.3. Setelah insiden ditangani, kami menyampaikan laporan akhir kepada Pelanggan yang terdampak, beserta perbaikan yang dilakukan untuk mencegah kejadian serupa.

11. Melaporkan Kerentanan

11.1. Bila Anda menemukan celah keamanan di Layanan, kirim laporan ke hris-help@snobadev.com dengan subjek "[KEAMANAN]". Laporan memuat uraian celah, langkah untuk mereproduksinya, dampaknya, alamat yang terdampak, dan kontak Anda.

11.2. Kami mengonfirmasi penerimaan laporan paling lambat 3 hari kerja, memberi kabar perkembangannya, dan mencantumkan nama Anda sebagai penemu bila Anda menghendaki.

11.3. Aturan pengujian. Anda hanya boleh menguji:

1. pada akun uji coba dan alamat HRIS milik Anda sendiri;
2. tanpa mengakses, mengubah, menyalin, atau menghapus data milik Pelanggan lain. Bila Anda menemukan data orang lain, hentikan pengujian, jangan menyimpan data itu, dan segera laporkan;
3. tanpa serangan penolakan layanan, uji beban, atau pemindaian otomatis yang mengganggu Layanan;
4. tanpa rekayasa sosial, phishing, spam, atau akses fisik ke fasilitas mana pun;
5. tanpa memanfaatkan celah melebihi bukti minimum yang diperlukan untuk menunjukkannya; dan
6. dengan merahasiakan celah sampai celah diperbaiki atau 90 hari sejak laporan diterima, mana yang lebih dulu, kecuali disepakati lain.

11.4. Kami tidak akan menempuh upaya hukum terhadap penelitian yang dilakukan dengan itikad baik dan sesuai butir 11.3. Pernyataan ini tidak mengikat pihak ketiga, seperti penyedia infrastruktur kami.

11.5. Di luar ruang lingkup: layanan pihak ketiga (seperti Hostinger, Let's Encrypt, dan Google); laporan tentang kurangnya praktik terbaik tanpa dampak yang dapat ditunjukkan; self-XSS; serangan yang memerlukan perangkat korban yang sudah dikuasai penyerang; dan sistem yang tidak disebut di butir 1.1.

11.6. Program ini tidak menjanjikan imbalan uang. Pemberian penghargaan sepenuhnya kebijakan kami.

12. Batasan dan Perubahan

12.1. Halaman ini menjelaskan langkah yang berlaku pada tanggal di atas. Halaman ini bukan jaminan bahwa Layanan bebas dari celah atau gangguan, dan tidak menambah jaminan di luar yang tertulis dalam perjanjian dengan Pelanggan.

12.2. Kami dapat memperkuat langkah keamanan kapan saja. Perubahan yang mengurangi langkah keamanan secara material diberitahukan melalui email kepada pemilik akun paling lambat 14 hari sebelum berlaku.

12.3. Bila halaman ini berbeda dengan perjanjian tertulis yang ditandatangani kami dan Pelanggan, perjanjian tertulis itu yang berlaku untuk Pelanggan tersebut.